Procedura dyplomowania w formie zdalnejna Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie

.

1. Przygotowanie pracy dyplomowej do obrony

1. Pracownik właściwego sekretariatu wprowadza do systemu USOS podstawowe informacje o pracy dyplomowej danego studenta oraz przypisuje do niej właściwego Promotora, celem uzyskania przez te osoby dostępu do pracy w systemie APD.

2. Student uzupełnia dodatkowe informacje o pracy oraz składa poprzez system wymagane oświadczenia.

3. Student wgrywa do systemu kompletną pracę dyplomową w wersji elektronicznej, w jednym pliku (format rozszerzenia: pdf), którego rozmiar nie może przekroczyć 20 MB oraz przekazuje niezwłocznie do zatwierdzenia przez Promotora.

4. Promotor weryfikuje i akceptuje wprowadzone przez studenta dane, a następnie przekazuje plik do  badania antyplagiatowego w systemie JSA z poziomu APD. Po zapoznaniu się z raportem z badania promotor:

• akceptuje raport z badania i zalicza seminarium dyplomowe,
• nie akceptuje raportu z badania i kieruje pracę do poprawy przez studenta – procedura rozpoczyna się od punktu 3.

5. Promotor pobiera z systemu APD Raport ogólny z JSA i po podpisaniu go dostarcza do sekretariatu.

2. Wyznaczenie Recenzenta pracy dyplomowej

1. Kierownik właściwego kierunku wyznacza recenzenta danej pracy dyplomowej.

2. Pracownik właściwego sekretariatu przypisuje niezwłocznie do pracy danego studenta w systemie USOSadm wyznaczoną osobę, celem uzyskania przez nią dostępu do wprowadzenia recenzji w systemie APD. Jeżeli na wcześniejszym etapie Promotor nie został przypisany do pracy również jako recenzent należ to zrobić w tym momencie. Dopóki do pracy nie zostanie przypisanych 2 recenzentów (Promotor i Recenzent) nie jest możliwe przekazanie przez Promotora pracy do recenzji w systemie APD.

3. Wystawienie recenzji pracy dyplomowej

1. Promotor oraz wyznaczony Recenzent dokonują recenzji i oceny pracy dyplomowej w systemie APD w terminie do 3 dni przed dniem obrony, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach do dnia obrony.

2. W przypadku gdy jedna z ocen pracy dyplomowej jest negatywna decyzję o dopuszczeniu do egzaminu dyplomowego podejmuje kierownik kierunku, po zasięgnięciu opinii dodatkowego recenzenta.

3. W przypadku wyznaczenia dodatkowego recenzenta Pracownik właściwego sekretariatu przypisuje go niezwłocznie w systemie USOSadm do właściwej pracy, celem uzyskania przez niego dostępu do wprowadzenia recenzji w systemie APD.

4. W przypadku wydania przez dodatkowego recenzenta:

• oceny pozytywnej – zastępuje ona ocenę negatywną poprzedniego recenzenta;
• oceny negatywnej – praca dyplomowa uzyskuje ocenę negatywną i nie jest dopuszczona do obrony.

5. W przypadku gdy recenzentem pracy zostaje osoba niezatrudniona na Uniwersytecie konieczność utworzenia takiej osobie tymczasowego konta w systemie APD zgłaszana jest niezwłocznie do Działu Nauczania na adres: dyplomy@upjp2.edu.pl, wraz ze wskazaniem adresu mailowego, na które konto ma zostać utworzone.

.

4. Złożenie dokumentów w sekretariacie przez Studenta

1. Po akceptacji przez Promotora raportu z badania antyplagiatowego student składa  w sekretariacie Oświadczenie o gotowości do przystąpienia do egzaminu dyplomowego. Załącznik nr 1 do Oświadzcenia składany jest tylko wówczas, gdy student wnioskuje o wskazanie w suplemencie dodatkowych osiągnięć.

Oświadczenie można pobrać na dole strony.

2. Oświadczenie składane jest poprzez USOSweb (moduł podania studenckie).

3. Student niezwłocznie informuje właściwy sekretariat o złożeniu powyższego oświadczenia w systemie.

4. Data złożenia oświadczenia traktowana jest jako data złożenia pracy dyplomowej.

.

5. Wyznaczenie składu komisji egzaminu dyplomowego oraz daty jego przeprowadzenia

1. Kierownik kierunku, za akceptacją Dziekana. wyznacza skład komisji egzaminacyjnej egzaminu dyplomowego oraz termin jego odbycia.

2. Pracownik właściwego sekretariatu w systemie USOSadm:

• przypisuje do danej pracy studenta skład komisji egzaminu dyplomowego;
• wprowadza termin przeprowadzenia egzaminu dyplomowego;
• wskazuje elektroniczną formę protokołu egzaminu dyplomowego i uzupełnia
  w systemie wszelkie niezbędne informacje konieczne do jego prawidłowego wygenerowania.

.

6. Złożenie wniosku o wydanie odpisów dyplomu i odpisów suplementu do dyplomu w określonym języku oraz wniesienie opłaty za wydanie dyplomu

1. Student do dnia obrony zobowiązany jest do:

    1) złożenia deklaracji chęci otrzymania:

• odpisu dyplomu lub suplementu do dyplomu w języku obcym – w ramach podstawowego kompletu[1];
• dodatkowego odpisu dyplomu lub suplementu w języku angielskim lub języku polskim.

     2) wniesienia opłaty za wydanie dyplomu i suplementu lub ich dodatkowych odpisów.

2. Deklaracja składana jest elektronicznie poprzez Microsoft Forms wykorzystaniem adresu mailowego w domenie @student.upjp2.edu.pl. Do deklaracji załącza się potwierdzenie wniesienia stosownej opłaty. Link do złożenia deklaracji dostępny jest na stronie internetowej Działu Nauczania (zakładka procedura dyplomowania).

3. Brak wpłynięcia stosownego wniosku lub jego wpływ po terminie równoważny jest z wydaniem studentowi podstawowego kompletu, w którym wszystkie odpisy są w języku polskim.

.

7. Zdalny egzamin dyplomowy

1. Przewodniczący komisji planuje egzamin dyplomowy w aplikacji Microsoft Teams oraz zamieszcza do niego link w systemie APD.

2. W trakcie trwania egzaminu dyplomowego Przewodniczący komisji generuje protokół i uzupełnia go.

3. Po zatwierdzeniu protokołu Przewodniczący podpisuje go w sposób elektroniczny jako pierwszy, a następnie pozostali członkowie komisji. Poprzez podpis elektroniczny należy rozumieć uwierzytelnienie się w systemie, zgodnie z zasadami jego działania.

4. Po podpisaniu przez wszystkich członków komisji protokołu egzaminu dyplomowego Przewodniczący komisji informuje właściwy sekretariat o zakończeniu procedury przeprowadzenia zdalnego egzaminu dyplomowego.

.

8. Zgromadzenie dokumentacji i przekazanie pracy do ORPPD

1. Pracownik właściwego sekretariatu po zakończeniu egzamin dyplomowego gromadzi i umieszcza teczce akt osobowych studenta dokumenty związane z całym procesem dyplomowania tj.:

1) złożone przez studenta Oświadczenie o gotowości przystąpienia do obrony wraz z załącznikami;

2) Raport ogólny z systemu JSA podpisany i dostarczony do sekretariatu przez Promotora;

3) wygenerowane z systemu USOSadm następujące dokumenty:

• Karta pracy studenta,
• recenzje pracy dyplomowej,
• protokół egzaminu dyplomowego.

2. Po zdaniu egzaminu dyplomowego praca dyplomowa studenta przekazywana jest niezwłocznie do Ogólnopolskiego Repozytorium Pisemnych Prac Dyplomowych.

.

9. Zlecenie wydruku dyplomu

1. Pracownik właściwego sekretariatu niezwłocznie po obronie zleca Działowi Nauczania wydrukowanie dyplomu wraz z odpisami, załączając listę osób, dla których dyplom ma zostać przygotowany. Wzór formularza dla pracownika sekretariatu można pobrać na dole strony.

2. Dział Nauczania dokonuje ewidencji dyplomu, nadając mu numer, drukuje go i przedstawia do podpisu Rektorowi wraz z odpisami.

.

10. Przygotowanie suplementu

1. Pracownik właściwego sekretariatu przygotowuje, drukuje i przedstawia do podpisu jednemu z prorektorów suplement do dyplomu wraz z odpisami.

2. Podpisane suplementy przekazywane są do Działu Nauczania, który wydaje je wraz z dyplomem absolwentowi studiów.

.

11. Wydanie dyplomu i suplementu

1. Dyplom wraz z suplementem wydawany jest absolwentowi do 30 dni od dnia obrony. Do tego czasu absolwentowi może być wydane przez właściwy sekretariat zaświadczenie o ukończeniu studiów.

2. Absolwent informowany jest o możliwości odbioru dyplomu poprzez komunikat na swoim koncie w USOSweb.

3. Dział Nauczania, po wydani absolwentowi dyplomu wraz suplementem, przekazuje niezwłocznie do właściwego sekretariatu potwierdzenie odbioru tych dokumentów, wraz z kopiami do akt, celem umieszczenia ich w teczce akt osobowych.

 .

12. Odbiór dyplomu wraz z suplementem

1. Dyplom ukończenia studiów wraz z suplementem do dyplomu oraz ich odpisy wydawane są do rąk własnych absolwentowi.

2. Dyplom ukończenia studiów wraz z suplementem do dyplomu oraz ich odpisy mogą być wydane także do rąk własnych osobie upoważnionej przez absolwenta. Wzór upoważnienia można pobrać na dole strony.

3. Dyplom ukończenia studiów wyższych wraz z suplementem do dyplomu oraz ich odpisy mogą zostać doręczone absolwentowi także za pośrednictwem Poczty Polskiej. Absolwent zobowiązany jest wówczas do złożenia pisemnego wniosku o doręczenie dyplomu wraz z suplementem do dyplomu oraz ich odpisami za pośrednictwem poczty. Absolwent zobowiązany jest do wskazania we wniosku dokładnego adresu doręczenia. Opłatę za doręczenie ponosi absolwent.

4. Dyplomy absolwentów seminariów duchownych oraz absolwentów kierunku teologia Wydziału Teologicznego Sekcja w Tarnowie przekazywane są protokolarnie na ręce Dziekana właściwego Wydziału lub Kierownika kierunku teologia. Ich wydanie absolwentowi następuje w sposób określony przez Dziekana właściwego Wydziału.

5. W okresie ograniczenia funkcjonowania uczelni, wprowadzonego decyzją właściwego ministra ds. szkolnictwa wyższego, procedurę odbioru dyplomu regulują odrębne przepisy.

[1] Podstawowy komplet – dyplom ukończenia studiów wraz z dwoma odpisami oraz suplement do dyplomu wraz z dwoma odpisami.